A.
Kegiatan komunikasi dalam perusahaan
banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih –
lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan.
Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hierarchie (tingkatan)
yang mengakibatkan komunikasi didalamnya. Semua ini mempunyai akibat
terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi hubungan antar
manusia didalam dan diluar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan
komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan
komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasidan peningkatan
kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari
situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap
kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek yaitu aspek aktif dan aspek pasif,
aspek aktif merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mempengaruhi situasi dan
dapat mengubahnya, sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi social yang
memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu, kegiatan komunikasi merupakan
suatu alat komunikasi yang netral yaitu dapat menimbulkan integrasi tetapi juga
dapat menimbulkan disintegrasi, dapat meningkatkan kerjasama tetapi juga
pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat
diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan.
B.
Proses komunikasi dalam perusahaan
Setiap proses komunikasi sekurang – kurangnya mempunyai 5
komponen, yaitu:
·
Ide atau kejadian yang akan diberitakan
·
Komunikator yang akan mengadakan kegiatan
perumusan berita
·
Pesan yang dirumuskan dan disalurkan
·
Menginterprestasikan pesan
·
Tujuan kegiatan pemberitaan
Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan. Dengan
sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured).
Oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertical dari atas kebawah.
Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, intruksi dan sebagainya.
Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah keatas membawa informasi untuk atasan
yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Dengan
demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan
dan bawahan berbeda, atasan memberi petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin
yang dituntut) sedangkan bawahan memberi informasi. Isi komunikasi
vertical dari atas kebawah biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik
terhadap pekerjaan yang kurang baik dilksanakan bawahan, informasi yang
penting, yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi
serta afiliasi atau kohesi ( hubungan) karyawan perusahaan. Apakah pola
komunikasi itu lebih banyak bersifat instruktif ataukah hanya sekedar tukar
menukar informasi, hal ini sangat tergantuing pada jenis informasi dan
relevansinya pada pekerjaan yaitu hubungan kerja antara komunikator dengan
komunikasi. Dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang
menjelaskan :
·
Garis hierarchie atau tingkatan
·
Wewenang
·
Hubungan kerja antar bagian
Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui
relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus
apabila ada orang – orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu
dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannhya yang erat, bahwa
ada sesuatu yang lebih penting dari pada kepentingan pekerjaan yang
mengikatnya. Selama tidak menggangu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar
jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan
dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas –
desus atau benalu komunikasi). Desas – desus ini adalah saluran komunikasi yang
memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja) untuk mengadakan
komunikasi antar bagian dan menyampaikan bebagai hal yang biasanya diberi warna
negative atau memamng bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini
biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan.
C.
Hubungan antar manusia
Suatu lembaga bisnis, entah itu kecil maupun besar harus mampu menciptakan komunikasi
antar manusia (human relation) yang kondusif, baik yang bersifat internal
(menjalin hubungan baik dengan anggota komunitas) maupun yang bersifat
eksternal (menjalin hubungan dengan orang diluar komunitasnya). Komunikasi
antar manusia yang bersifat internal bertujuan mempertahankan integrasi secara
psikologis maupun social. Efek dari stabilitas ini adalah tingkat produktivitas
(baik kuantitas maupun kualitasnya ) yang akan meningkat. Agar kepuasan,
loyalitas dan integritas individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam
komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu didalam
lingkungannya. Jika kita tahu cara yang lebih efisien, kita sesungguhnya tidak
membutuhkan dana yang besar. Cukup ada jaminan untuk lebih banyak memperhatikan
orang lain. Sementara itu, komunikasi antar manusia yang bersifat
eksternal diperlukan karena pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa
orang dengan kedudukan, wewenang, empati, dan sikap yang berbeda – beda.
Maksudnya tentu saja bahwa diperlukan pendekatan komunikasi yang berbeda – beda
agar dapat mencapai orang – orang itu. Ada kalanya komunikasi
interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis, karena mempunyai target
konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas
dan tercerai berai (tidak mengelompok) oleh karena itu tidak perlu ragu – ragu
untuk menentukan strategi massa.
Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur yaitu :
·
Mempengaruhi pendapat
·
Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat
diterima
·
Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal
balik
D.
Komunikasi untuk menyelesaikan masalah
Tujuannya :
·
untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk
berhubungan dengan masalah – maslah bisnis
·
untuk mempelajari bagaiman cara menciptakan
suasana agar pertemuan pertemuan dapat berhasil
·
untuk mempelajari bagaiman menyusun agenda rapat
·
untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah
kelompok diskusi
·
untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan
dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok.
Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan anda
dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok – kelompok kecil.
tegasnya, suatu pertimbangan mengikuti langkah – langkah akan sangat membantu
untuk meningkatkan pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan,
ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan,
gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan
tindak lanjut setelah pertemuan.
Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok, alasan utama yang sering
disebutkan untuk menggunakan metode – metode kelompok antara lain :
1.
keputusan yang berkualitas lebih baik. Sebagian
besar para ahli setuju bahwa banyak kepala lebih baikdari pada hanya satu,
sedangkan kualitas keputusan sangat dipengaruhi oleh kualitas masing – masing,
metode kelompok sangat memperhatikan timbale balik, uraian, dan pengaruh arus
balik itu penting untuk kualitas keputusan.
2.
keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan
yang lebih besar. Manajer yang membuat keputusan tanpa masukan dari bawahannya
sering mengeluh tentang kekurangan dukungan dan memilih jalan yang mudah untuk
keputusan baru. Para pegawai yang mencoba keputusan sendiri biasanya
menerimanya dengan lebih lengkap.
3.
keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu
tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut. Individu yang terlibat
dalam rapat akan mempunyai rasa yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut
karena individu yang terlibat merasa memberikan sebagian keputusan termotivasi
untuk melaksankannya.
4.
metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko
yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan. Bila dalam rapat membuat
suatu keputusan, maka pembuat keputusan tersebut dalam dirinya akan timbul
perasaan yang kuat dalam bertanggung jawab.
Adapun kerugian metode kelompok ini ada sejumlah pembatasan
untuk mempertimbangkannya :
1.
metode kelompok memakan waktu yang cukup
panjang.
2.
metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau
ketrampilan pemimpin.
3.
keputusan kelompok kadang – kadang menggambarkan
rata – rata keahlian dalam kelompok.
4.
keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam
menghasilkan dugaan.
Salah satu cara terbaik untuk memudahkan kelompok yang
efektif adalah dengan menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai
tujuan. Ada beberapa factor yang perlu diperhtikan, antara lain :
·
motivasi
sebuah kelompok akan mendapatkan awal yang baik jika para
anggotanya mempunyai rasa saling memerlukan dan motivasi untuk mengadakan
rapat.
·
lokasi rapat
dalam rapat sangatlah penting menentukan lokasi rapat.
Ditempat pertemuan – pertemuan dipegang dasar –dasar pikiran dimana para
pegawai bekerja, sehingga mereka mendapatkan keuntungan dengan menyesuaikan
diri.
·
merencanakan rapat
perencanaan adalah salah satu elemen suatu pokok kesuksesan
rapat kelompok.
