SOFTSKILLS 10 | Proses Komunikasi Dalam Perusahaan

A.      Kegiatan komunikasi dalam perusahaan 

banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih – lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hierarchie (tingkatan) yang mengakibatkan komunikasi didalamnya. Semua ini mempunyai akibat terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasidan peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek yaitu aspek aktif dan aspek pasif, aspek aktif merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi social yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu, kegiatan komunikasi merupakan suatu alat komunikasi yang netral yaitu dapat menimbulkan integrasi tetapi juga dapat menimbulkan disintegrasi, dapat meningkatkan kerjasama tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan.

B.      Proses komunikasi dalam perusahaan 

Setiap proses komunikasi sekurang – kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu:

·         Ide atau kejadian yang akan diberitakan 

·         Komunikator yang akan mengadakan kegiatan perumusan berita

·         Pesan yang dirumuskan dan disalurkan

·         Menginterprestasikan pesan 

·         Tujuan kegiatan pemberitaan 

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan. Dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured). Oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertical dari atas kebawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, intruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah keatas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda, atasan memberi petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut) sedangkan bawahan memberi informasi. Isi komunikasi vertical dari atas kebawah biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilksanakan bawahan, informasi yang penting, yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi ( hubungan) karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak bersifat instruktif ataukah hanya sekedar tukar menukar informasi, hal ini sangat tergantuing pada jenis informasi dan relevansinya pada pekerjaan yaitu hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. Dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan :

·         Garis hierarchie atau tingkatan 

·         Wewenang

·         Hubungan kerja antar bagian 

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang – orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannhya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting dari pada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak menggangu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas – desus atau benalu komunikasi). Desas – desus ini adalah saluran komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja) untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan bebagai hal yang biasanya diberi warna negative atau memamng bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan.

C.      Hubungan antar manusia 

Suatu lembaga bisnis, entah itu kecil maupun besar harus mampu menciptakan komunikasi antar manusia (human relation) yang kondusif, baik yang bersifat internal (menjalin hubungan baik dengan anggota komunitas) maupun yang bersifat eksternal (menjalin hubungan dengan orang diluar komunitasnya). Komunikasi antar manusia yang bersifat internal bertujuan mempertahankan integrasi secara psikologis maupun social. Efek dari stabilitas ini adalah tingkat produktivitas (baik kuantitas maupun kualitasnya ) yang akan meningkat. Agar kepuasan, loyalitas dan integritas individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu didalam lingkungannya. Jika kita tahu cara yang lebih efisien, kita sesungguhnya tidak membutuhkan dana yang besar. Cukup ada jaminan untuk lebih banyak memperhatikan orang lain. Sementara itu, komunikasi antar manusia yang bersifat eksternal diperlukan karena pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa orang dengan kedudukan, wewenang, empati, dan sikap yang berbeda – beda. Maksudnya tentu saja bahwa diperlukan pendekatan komunikasi yang berbeda – beda agar dapat mencapai orang – orang itu. Ada kalanya komunikasi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis, karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai berai (tidak mengelompok) oleh karena itu tidak perlu ragu – ragu untuk menentukan strategi massa.
Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur yaitu :

·         Mempengaruhi pendapat

·         Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima

·         Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik

D.      Komunikasi untuk menyelesaikan masalah 

Tujuannya :

·         untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah – maslah bisnis

·         untuk mempelajari bagaiman cara menciptakan suasana agar pertemuan pertemuan dapat berhasil

·         untuk mempelajari bagaiman menyusun agenda rapat

·         untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi

·         untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok.

Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan anda dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok – kelompok kecil. tegasnya, suatu pertimbangan mengikuti langkah – langkah akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.

Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok, alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode – metode kelompok antara lain :

1.       keputusan yang berkualitas lebih baik. Sebagian besar para ahli setuju bahwa banyak kepala lebih baikdari pada hanya satu, sedangkan kualitas keputusan sangat dipengaruhi oleh kualitas masing – masing, metode kelompok sangat memperhatikan timbale balik, uraian, dan pengaruh arus balik itu penting untuk kualitas keputusan. 

2.       keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar. Manajer yang membuat keputusan tanpa masukan dari bawahannya sering mengeluh tentang kekurangan dukungan dan memilih jalan yang mudah untuk keputusan baru. Para pegawai yang mencoba keputusan sendiri biasanya menerimanya dengan lebih lengkap.

3.       keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut. Individu yang terlibat dalam rapat akan mempunyai rasa yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut karena individu yang terlibat merasa memberikan sebagian keputusan termotivasi untuk melaksankannya. 

4.       metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan. Bila dalam rapat membuat suatu keputusan, maka pembuat keputusan tersebut dalam dirinya akan timbul perasaan yang kuat dalam bertanggung jawab.

Adapun kerugian metode kelompok ini ada sejumlah pembatasan untuk mempertimbangkannya :

1.       metode kelompok memakan waktu yang cukup panjang.

2.       metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau ketrampilan pemimpin.

3.       keputusan kelompok kadang – kadang menggambarkan rata – rata keahlian dalam kelompok. 

4.       keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.

Salah satu cara terbaik untuk memudahkan kelompok yang efektif adalah dengan menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan. Ada beberapa factor yang perlu diperhtikan, antara lain :

·         motivasi

sebuah kelompok akan mendapatkan awal yang baik jika para anggotanya mempunyai rasa saling memerlukan dan motivasi untuk mengadakan rapat.

·         lokasi rapat 

dalam rapat sangatlah penting menentukan lokasi rapat. Ditempat pertemuan – pertemuan dipegang dasar –dasar pikiran dimana para pegawai bekerja, sehingga mereka mendapatkan keuntungan dengan menyesuaikan diri.

·         merencanakan rapat

perencanaan adalah salah satu elemen suatu pokok kesuksesan rapat kelompok.

sumber : henihendrayani, klik!