SOFTSKILLS 14 | Revisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan –pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya , gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

Pesan – Pesan bisnis mencakup:

1. Pesan – Pesan Bisnis Tertulis

  Proses penulisan pesan – pesan bisnis dalam bentuk tertulis di mulai dari;

a.Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.

Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal – hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan.

b.Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan

    Langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup :

-Susunan kalimat yang di gunakan

-Penggunaan kapitalisasi secara tepat

- Penulisan tanda baca secara tepat

-Meperhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.

-Menghindari terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.

 c. Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens akan senang membacanya.

2. Pesan – Pesan Bisnis Lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.

    a. Substansi pesan

         Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.

b. Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;

-Pembuka (salam pembuka, perkenalan diri)

-Penyampaian substansi pesan (pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).

-Penutup (kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya Bahasa

Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.

Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton.

B. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, harus dapat memilih kata – kata dengan sebaik – baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal

Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

C. MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.

1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:

A. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.

B. Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.

C. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya.  Cara-cara mengembangkan paragraf:

a.Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b. Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Pengembangan paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

sumber : rodhiahkombis, klik!

SOFTSKILLS 13 | Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis.

A.      Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik.

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. bertele-tele sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraph, baru kemudian masuk ke topik bahasan.

2. memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas , dan sulit dipahami.

3. menyajikan ide-ide secara tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens.

4. informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan. Poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

B.      Pentingnya pengorganisasian pesan yang baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens . Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

sumber : rossilaksmana, klik!

SOFTSKILLS 12 | Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

A.      PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para pengemarnya.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

a)      Pencanaan 

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

b)      Komposisi

Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.

c)       Revisi

Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

B.      PENENTUAN TUJUAN

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1.       Mengapa tujuan itu harus jelas.

Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :

a.       Keputusan untuk meneruskan pesan .

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?

b.      Keputusan untuk menenggapi audience

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c.       Keputusan untuk memutuskan isi

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.

d.      Keputusan untuk menetapkan saluran atau media

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2.       Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

·         Memberi informasi (informing)

·         Persuasi (persuading)

·         Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

3.       Cara Menguji Tujuan

Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :

·         Apakah tujuan tersebut realistis?

·         Apakah waktunya tepat?

·         Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

·         Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan

C. ANALISIS AUDIENCE

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?

1) Cara mengembangkan profil audience

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,

d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

D. PENENTUAN IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c) CFR (Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.

Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f) Pembatasan cakupan
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.

a. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

b. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

sumber : zayardinadin, klik!

SOFTSKILLS 11 | Landasan Pemikiran Komunikasi Bisnis

BISNIS Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.

KOMUNIKASI
Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.
Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi
Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.

Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.
Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.
Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.

Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
Dengan cara berpikir (frame thinking) di atas kita berusaha menjelajahi kajian-kajian yang relevan tentang hubungan bisnis dengan komunikasi:
1.Kajian tetang kegiatan bisnis dari perspektif komunikasi. Bagaimana sudut pandang komunikasi menerangkan gejala bisnis.
.2. Kajian tentang kegiatan komunikasi dari perspektif bisnis. Bagaimana sudut pandang bisnis dalam menerangkan kegiatan komunikasi.
3. Kajian tentang faktor-faktor eksternal dari keduanya yang turut terlibat dalam proses komunikasi maupun bisnis.
Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)
5. Latar belakang akademis (college education)
6. Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8. Berpenampilan menarik (good appearance)

PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN
Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan. Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan

1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja

Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :
1. Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan penunjuk yang jelas.
2. Seragam : model, warna
3. Ruang terima tamu dijaga kerapiannya
4. Toilet selalu bersih dan terawat
5. Tersedia literatur perush utk para tamu

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience
CARA MENGUJI TUJUAN
1. Apakah tujuan tsb realistis?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
4. Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan?

BENTUK-BENTUK KEGIATANKOMUNIKASI BISNIS

Bentuk-Bentuk Komunikasi Bisnis :

·         Komunikasi Lisan

Seperti : Wawancara, Pemberian tugas, Pertemuan tempat kerja, Penilaian, Penyampain formal, dll

·         Komunikasi Tertulis

Seperti : Pengumuman, Iklan, Laporan, Surat, Poster, Memo, Buletin, dll

·         Komunikasi Lisan dan Tertulis (Audio-Visual)

Seperti : Film, Televisi, Persentasi slide, dll

sumber : pengertian-komunikasi-bisnis, klik!

SOFTSKILLS 10 | Proses Komunikasi Dalam Perusahaan

A.      Kegiatan komunikasi dalam perusahaan 

banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih – lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hierarchie (tingkatan) yang mengakibatkan komunikasi didalamnya. Semua ini mempunyai akibat terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasidan peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek yaitu aspek aktif dan aspek pasif, aspek aktif merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi social yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu, kegiatan komunikasi merupakan suatu alat komunikasi yang netral yaitu dapat menimbulkan integrasi tetapi juga dapat menimbulkan disintegrasi, dapat meningkatkan kerjasama tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan.

B.      Proses komunikasi dalam perusahaan 

Setiap proses komunikasi sekurang – kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu:

·         Ide atau kejadian yang akan diberitakan 

·         Komunikator yang akan mengadakan kegiatan perumusan berita

·         Pesan yang dirumuskan dan disalurkan

·         Menginterprestasikan pesan 

·         Tujuan kegiatan pemberitaan 

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan. Dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured). Oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertical dari atas kebawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, intruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah keatas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda, atasan memberi petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut) sedangkan bawahan memberi informasi. Isi komunikasi vertical dari atas kebawah biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilksanakan bawahan, informasi yang penting, yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi ( hubungan) karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak bersifat instruktif ataukah hanya sekedar tukar menukar informasi, hal ini sangat tergantuing pada jenis informasi dan relevansinya pada pekerjaan yaitu hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. Dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan :

·         Garis hierarchie atau tingkatan 

·         Wewenang

·         Hubungan kerja antar bagian 

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang – orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannhya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting dari pada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak menggangu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas – desus atau benalu komunikasi). Desas – desus ini adalah saluran komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja) untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan bebagai hal yang biasanya diberi warna negative atau memamng bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan.

C.      Hubungan antar manusia 

Suatu lembaga bisnis, entah itu kecil maupun besar harus mampu menciptakan komunikasi antar manusia (human relation) yang kondusif, baik yang bersifat internal (menjalin hubungan baik dengan anggota komunitas) maupun yang bersifat eksternal (menjalin hubungan dengan orang diluar komunitasnya). Komunikasi antar manusia yang bersifat internal bertujuan mempertahankan integrasi secara psikologis maupun social. Efek dari stabilitas ini adalah tingkat produktivitas (baik kuantitas maupun kualitasnya ) yang akan meningkat. Agar kepuasan, loyalitas dan integritas individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu didalam lingkungannya. Jika kita tahu cara yang lebih efisien, kita sesungguhnya tidak membutuhkan dana yang besar. Cukup ada jaminan untuk lebih banyak memperhatikan orang lain. Sementara itu, komunikasi antar manusia yang bersifat eksternal diperlukan karena pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa orang dengan kedudukan, wewenang, empati, dan sikap yang berbeda – beda. Maksudnya tentu saja bahwa diperlukan pendekatan komunikasi yang berbeda – beda agar dapat mencapai orang – orang itu. Ada kalanya komunikasi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis, karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai berai (tidak mengelompok) oleh karena itu tidak perlu ragu – ragu untuk menentukan strategi massa.
Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur yaitu :

·         Mempengaruhi pendapat

·         Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima

·         Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik

D.      Komunikasi untuk menyelesaikan masalah 

Tujuannya :

·         untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah – maslah bisnis

·         untuk mempelajari bagaiman cara menciptakan suasana agar pertemuan pertemuan dapat berhasil

·         untuk mempelajari bagaiman menyusun agenda rapat

·         untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi

·         untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok.

Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan anda dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok – kelompok kecil. tegasnya, suatu pertimbangan mengikuti langkah – langkah akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.

Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok, alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode – metode kelompok antara lain :

1.       keputusan yang berkualitas lebih baik. Sebagian besar para ahli setuju bahwa banyak kepala lebih baikdari pada hanya satu, sedangkan kualitas keputusan sangat dipengaruhi oleh kualitas masing – masing, metode kelompok sangat memperhatikan timbale balik, uraian, dan pengaruh arus balik itu penting untuk kualitas keputusan. 

2.       keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar. Manajer yang membuat keputusan tanpa masukan dari bawahannya sering mengeluh tentang kekurangan dukungan dan memilih jalan yang mudah untuk keputusan baru. Para pegawai yang mencoba keputusan sendiri biasanya menerimanya dengan lebih lengkap.

3.       keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut. Individu yang terlibat dalam rapat akan mempunyai rasa yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut karena individu yang terlibat merasa memberikan sebagian keputusan termotivasi untuk melaksankannya. 

4.       metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan. Bila dalam rapat membuat suatu keputusan, maka pembuat keputusan tersebut dalam dirinya akan timbul perasaan yang kuat dalam bertanggung jawab.

Adapun kerugian metode kelompok ini ada sejumlah pembatasan untuk mempertimbangkannya :

1.       metode kelompok memakan waktu yang cukup panjang.

2.       metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau ketrampilan pemimpin.

3.       keputusan kelompok kadang – kadang menggambarkan rata – rata keahlian dalam kelompok. 

4.       keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.

Salah satu cara terbaik untuk memudahkan kelompok yang efektif adalah dengan menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan. Ada beberapa factor yang perlu diperhtikan, antara lain :

·         motivasi

sebuah kelompok akan mendapatkan awal yang baik jika para anggotanya mempunyai rasa saling memerlukan dan motivasi untuk mengadakan rapat.

·         lokasi rapat 

dalam rapat sangatlah penting menentukan lokasi rapat. Ditempat pertemuan – pertemuan dipegang dasar –dasar pikiran dimana para pegawai bekerja, sehingga mereka mendapatkan keuntungan dengan menyesuaikan diri.

·         merencanakan rapat

perencanaan adalah salah satu elemen suatu pokok kesuksesan rapat kelompok.

sumber : henihendrayani, klik!