SOFTSKILLS 6 | Komunikasi dalam rapat

A.      PERTEMUAN

Bertemunya orang dengan seseorang atau berkumpulnya orang dalam suatu tempat untuk membicarakan sesuatu seperti adanya forum pembicaraan. Dalam bidang usaha misalnya dilakukkan antara pemimpin dengan stafnya, yang dimaksudkan untuk menghimpun pendapat.

Jenis pertemuan yang khas adalah:

·         pemecahan masalah

·         pengambilan keputusan

·         perencanaan

·         feedforward (status laporan dan presentasi informasi baru)

·         Komentar (bereaksi dan evaluasi)

·         Kombinasi pertemuan 

B.      RAPAT

Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, antara lain :

1.       Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

2.       Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. 

3.       Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

4.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

5.       Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6.       Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

Macam-Macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.

1.       Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :

a)      Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.

b)      Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu
pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau akibat terhadap masalah yang lain.

c)       Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,
mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2.       Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :

a)      Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

b)      Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan
dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.

c)       Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

d)      Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang
dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3.       Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :

a)      Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu. Membahas masalah-masalah
yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.

b)      Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan yang lalu.

c)       Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester [enam bulan], yang
bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.

d)      Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun misalnya, rapat Dewan Komisaris,
rapat umum pemegang saham.

4.       Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :

a)      Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya [mingguan, bulanan, tahunan]

b)      Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang
dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgent, yang harus segera dipecahkan. Selain kita mengenal berbagai macam rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal satu jenis rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai pengertian yang sama, ialah rapat dinas, musyawarh kerja.

C.      KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :

§  Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

§  Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan

§  Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional

§  Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

D.      TEKNIK BERBICARA,MEMBACA, DAN MENDENGARKAN, TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya.

Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.

E.       MENYUSUN PESAN

komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini :

S  Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan.

S  Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.

S  Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.

S  Mengatur dan menetapkan strategi.

S  Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya.

S  Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum.

sumber : whulan-ulan, klik!