SOFTSKILLS 5 | Unsur-unsur Komunikasi

1.    Sumber

Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.

2.    Komunikator

Dalam komunikasi, setiap orang atau kelompok dapat menyampaikan pesan-pesan komunikasi itu sebagai suatu proses dimana komunikator dapat menjadi komunikan, sebaliknya komunikan dapat menjadi komunikator.

·         Penampilan

Khusus dalam komunikasi tatap muka atau yang menggunakan media pandang dengan audio visual, seorang komunikator harus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan komunikan.

·         Penguasaan Masalah

Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul-betul menguasai masalahnya.

·         Penguasaan Bahasa

Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik, bahasa ini dapat dimengerti oleh komunikan. Komunikator mutlak menguasai istilah-istilah umum yang digunakan oleh lingkungan tertentu atau khusus. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan-pesan yang ingin kita sampaikan kepada audience itu.
Keefektifan komunikasi tidak hanya ditentukan oleh kemampuan berkomunikasi tetapi juga oleh kemampuan diri si komunikator.

«  Etos Komunikator

Keefektifan komunikasi ditentukan oleh etos komunikator. Etos adalah nilai diri seorang yang merupakan panduan dari kognisi, afeksi dan konasi. Kognisi adalah proses memahami yang bersangkutan dengan pikiran. Afeksi adalah perasaan yang ditimbulkan oleh perangsang dari luar. Konasi adalah aspek psikologis yang berkaitan dengan upaya dan perjuangan.
Etos tidak hanya timbul pada seseorang dengan begitu saja, tetapi ada faktor-faktor tertentu yang mendukungnya. Faktor-faktor itu adalah :

1.       Kesiapan

2.       Kesungguhan

3.       Kepercayaan

4.       Ketulusan

5.       Ketenangan

6.       Kesederhanaan

7.       Keramahan

«  Sikap Komunikator

Sikap ( attitude ) adalah suatu kesiapan kegiatan, suatu kecenderungan pada diri seorang untuk melakukan kegiatan menuju atau menjauhi nilai-nilai sosial. Dalam hubungan dalam kegiatan komunikasi yang melibatkan manusia-manusia sebagai sasarannya pada diri komunikator terdapat lima jenis sikap yaitu :

1.       Reseptif

Sikap kesediaan untuk menerima gagasan dari orang lain.

2.       Selektif

Faktor selektif sangat penting bagi komunikator dalam peranannya sebagai komunikan sebagai persiapan untuk menjadi komunikator yang baik. Jadi untuk menjadi komunikator yang baik ia harus menjadi komunikan yang terampil.

3.       Dijestif ( Digestive )

Digestive adalah kemampuan komunikator dalam merencanakan gagasan atau informasi dari orang lain sebagai bahan bagi pesan yang akan dia sampaikan.

4.       Asimilatif

Asimilatif berarti kemampuan komunikator dalam mengorelasikan gagasan atau informasi yang ia terima dari orang lain secara sistematis dengan apa yang ada dalam benaknya yang merupakan hasil pendidikan dan pengalamannya.

5.       Transmisif

Transmisif merupakan kemampuan komunikator dalam mentransmisikan konsep yang telah ia formulasikan secara kognitif, afektif dan konatif kepada orang lain.

3.    Pesan

Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan ini mempunyai inti dari pesan yang sebenarnya menjadi pengarah didalam usaha mencoba mengubah sikap dan tingkah laku konsumen.

·         Penyampaian Pesan

Melalui Lisan, face to face, melalui media dsb.

·         Bentuk Pesan
• Informatif
• Persuasif
• Koersif

Pesan yang disampaikan harus tepat, pesan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
• Umum
Bersihkan hal-hal umum dipahami oleh audience atau komunikasi, bukan soal-soal yang Cuma berarti atau dipahami oleh seseorang atau kelompok tertentu.

• Jelas dan Gamblang
Pesan haruslah jelas dan gamblang, tidak samar-samar.
• Bahasa yang jelas
Hindarilah menggunakan istilah-istilah yang tidak dipahami oleh audience.
• Positif
Usahakan pesan agar diutarakan dalam bentuk positif, agar mendapatkan simpati dan menarik.
• Seimbang
Pesan yang disampaikan usahakan tidak ekstrim dan selalu menentang walaupun baik ataupun buruk sekalipun agar tidak ditolak atau diterima oleh komunikan.
• Penyesuaian dengan keinginan komunikasi
Orang yang menjadi komunikan dari komunikasi yang kita sampaikan selalu mempunyai kepentingan tertentu. Komunikator dapat menyesuaikan dengan keadaan waktu dan tempat.

4.    Channel atau Saluran

Chanel adalah saluran penyampaian pesan, dapat disebut juga dengan media. Media dapat dikategorikan dalam dua bagian yaitu media umum dan media massa. Media umum digunakan oleh segala bentuk komunikasi. Media Massa digunakan untuk komunikasi massa.

5.    Komunikasi

Komunikasi dapat digolonhkan menjadi 3 jenis yaitu personal, kelompok dan massa.
Dari sasarannya dapat di arahkan kedalam komunikasi personal, kelompok dan komunikasi massa.

a. Komunikasi Personal
Komunikasi yang ditujukan kepada satu orang saja(tunggal).
b. Komunikasi Kelompok
Komunikasi yang ditujukan kepada kelompok tertentu.
c. Komunikasi Massa
Komunikasi yang ditujukan kepada massa atau komunikasi yang menggunakan media massa.
Pada dasarnya komunikasi dicirikan oleh sejumlah atribut tertentu. Atribut-atribut dan efektivitas tersebut antara lain:
1. Terjadinya komunikasi tidak dapat dihindari.
Tidak ada seorangpun yang dapat menghindari diri dari interaksi dalam bermasyarakat. Orang selalu mencari interaksi sosial. Apabila interaksi terjadi komunikasi tidak dapat dihindari akan menimbulkan kontak sosial. Semua perilaku memiliki potensi sebagai pesan yang dapat melekatkan arti bagi persepsi orang lain.
2. Komunikasi merupakan konsep transaksional
Konsep komunikasi sebagai proses dari interaksi tak terputus dari sejumlah variabel yang tidak terhitung banyaknya dengan perubahan terus-menerus dalam nilai-nilai yang diambil dari variabel-variabel itu.
3. Komunikasi telah terjadi apabila penerima pesan atau informasi telah terpengaruh
Komunikasi telah terjadi apabila penerima pesan atau informasi telah terpengaruh olehnya, si penerima telah mengaitkan arti tertentu pada perilaku. Penerima tidak hanya bereaksi terhadap perilaku dalam wilayah
Persepsinya, ia juga menggunakan pribadinya secara menyeluruh dalam proses interprestasi.

4. Komunikasi tidak dapat berdiri sendiri diluar konteks
Komunikasi tidak dapat berdiri sendiri di luar konteks. Apabila dikaitkan dengan persuasi, kita dapat menyatakan bahwa faktor-faktor konteks dan bukan pesan seringkali menjadi determinan bagi adanya tanggapan.Konteks tidak hanya mungkin mengubah proses komunikasi tapi juga bercerita mengenai banyak hal tentang perilaku yang diamati.

6.    Efek

Efek merupakan hasil akhir dari suatu komunikasi, yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidaknya dengan yang kita inginkan. Apabila sikap dan tingkah laku sesuai maka komunikasi itu berhasil. Efek ini dapat dilihat dari personal opinion, publik opinion dan majority opinion.
1. Personal Opinion
Pendapat pribadi, hal ini merupakan akibat atau hasil yang diperoleh dari komunikasi. Ini merupakan pendapat seseorang terhadap suatu masalah tertentu.
2. Public Opinion
Pendapat umum, merupakan penilaian sosial mengenai sesuatu yang penting dan berarti atas dasar pertukaran pikiran yang dilakukan secara individu secara sadar.
3. Majority Opinion
Merupakan pendapat sebagian besar dari masyarakat umum.

7.    Faktor yang Diperhatikan dalam Proses Komunikasi

Komunikasi yang efektif harus dilaksanakan dengan empat tahap yaitu pengumpulan fakta, perencanaan, komunikasi dan evaluasi.

• Pengumpulan Fakta
Mengumpulkan data dan fakta sebelum seseorang melakukan kegiatan komunikasi.
• Perencanaan
Berdasarkan fakta dan data itu dibuatkan rencana tentang apa yang akan dibicarakan dan bagaimana mengemukakannya.
• Komunikasi
Setelah perencanaan disusun maka tahap selanjutnya adalah berkomunikasi.
• Evaluasi
Penilaian dan analisa diperlukan untuk melihat bagaimana hasil dari komunikasi tersebut.ny

sumber : wennyocto, klik!

SOFTSKILLS 4 | Gaya Hidup dan Penampilan dalam Berkomunikasi

►  Gaya Hidup

Sikap serta gaya hidup seseorang menjadi salah satu hal yang akan menentukan apa yang dapat diraih dalam kehidupan ini, sehingga berbagai disiplin ilmu tentang manusia dan perilaku pada hakekatnya adalah untuk mengubah pandangannya terhadap diri sendiri. Pandangan dan anggapan kita terhadap diri sendiri adalah modal atau landasan yang menentukan bagaimana kita bersikap, bertindak, berpikir dan berkomunikasi dalam kehidupan ini.
Gaya hidup bahagia ternyata juga sangat menunjang sukses berkomunikasi karena setiap orang hanya mempunyai kesediaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang bahagia, bukan sebaliknya. Selain itu, gaya hidup yang bahagia dan penuh semangat juga dapat mempengaruhi orang lain yang melihatnya, sehingga tanpa sadar dia akan termotivasi untuk mengikuti gaya hidup seperti itu. Dengan begitu kita akan mudah mendapatkan banyak sahabat, yang tentunya akan menunjang sukses berkomunikasi dengan orang lain.

►  Mengatur Waktu

Waktu adalah komoditi yang lentur dan terus menerus. Bagi orang sibuk banyak yang mengeluhkan kekurangan waktu, padahal sebenarnya waktu tidak pernah bisa berkurang. Yang menjadi masalah bukanlah bagaimana mendapatkan waktu lebih, tapi bagaimana kita memanfaatkan waktu yang telah ada untuk melakukan kegiatan yang berguna guna mencapai tujuan kita.
Agar waktu yang kita miliki tidak terbuang percuma, maka kita perlu membuat daftar aktivitas yang penting sebagai prioritas. Karena hanya aktivitas yang penting saja yang dapat menghasilkan sesuatu. Bila sudah terbiasa membuat dan melaksanakan aktivitas yang penting, maka kita tidak akan merasa kekurangan waktu dan kita dapat mencapai kesuksesan.
Untuk berhasil dalam komunikasi perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

·         Dengarkan agar tetap pada jalur

·         Tentukan tujuan dengan mempertimbangkan situasi yang favorable

·         Jangan terburu-buru dalam memberikan petunjuk atau intruksi

·         Buatlah memo singkat dan tepat agar dapat mendapat hasil yang diharapkan

·         Bila ragu-ragu cari sumbernya

·         Hindari sikap hiper-responsif

►  Faktor – Faktor Keberhasilan yang Menunjang Karier

1.       Job description sebagai pegangan

2.       Mempunyai ketrampilan dasar atau basic skill yang prima

3.       An iron will in the velvet voice : nada yang ramah dan bersahabat menimbulkan kesan bahwa kita bersedia membantu lawan bicara.

4.       Agenda kerja

5.       Kekompakan sebagai team, dengan atasan dan rekan-rekan

6.       Interpersonal skill ( agama, moral etika bisnis dan social psychology)

7.       Wawasan

►  Penampilan Serasi

Untuk berkomunikasi secara baik, ada banyak faktor yang menentukan keberhasilan berkomunikasi. Selain kemampuan membuat ide atau gagasan, situasi dan pihak-pihak yang terkait, penampilan juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Penampilan yang menarik, segar, dan serasi akan turut menunjang suksesnya berkomunikasi dengan orang lain.

►  Lambang – lambang Dalam Komunikasi

1.       Lambang gerakan tubuh dan gerakan anggota badan

2.       Lambang gambar dan huruf serta angka-angka ( rambu-rambu lalu lintas)

3.       Lambang benda-benda tertentu (seperti pemberian bunga sebagai bentuk rasa simpati)

4.       Lambang warna (misal, warna hitam untuk suasana sedih)

Riset komunikasi biasanya tertuju pada empat aspek dalam proses komunikasi, yaitu komunikator (communicator), pesan (message), saluran (channel), dan audiens. Dalam riset kebahasaan, komunikator adalah juga pesan kalau tidak dalam bentuk kata-kata, gambar atau tanda menjadi kode atau simbol. Orang yang berperan sebagai audiens dikenal sebagai penerjemah kode-kode, simbol dan sebagainya yang disebut dekoder.
Sebuah pesan yang diyakini dan nilai-nilai yang ditanamkan bisa mengalami distorsi atau disalahartikan (misinterpreted). Bila interpretasi yang salah diambil alih oleh orang lain, hal ini disebut dissonance.
Disonansi dapat terjadi karena distraksi antara sumber dan audiens, hambatan (channel noise). Hambatan kedua adalah semantic noise, yaitu hambatan mencapai saling pengertian yang disebabkan oleh faktor kebahasaan. Dalam hal ini, tingkat kerangka referensi antara komunikator dan komunikan tidak sama.
Salah satu aspek yang tidak kalah penting dalam proses komunikasi adalah apa yang disebut non-verbal communication, atau dikenal dengan istilah silent language. Proses komunikasi ini terjadi melalui body language, seperti ekspresi wajah, gerakan mata, pakaian, kosmetik, kualitas suara, dan lainnya.
Teknik berkomunikasi adalah cara atau seni penyampaian suatu pesan yang dilakukan seorang komunikator sedemikian rupa sehingga menimbulkan dampak tertentu pada komunikan. Pesan yang disampaikan komunikator adalah pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan dan anjuran.
Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atua efek tertentu pada komunikan. Dampak yang timbul dapat diklarifikasikan menurut kadarnya, yaitu :

1.       Dampak Kognatif

Adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Dengan kata lain tujuan komunikator hanyalah berkisar pada upaya mengubah pikiran diri komunikan.

2.       Dampak Afektif

Tujuan komunikator bukan hanya upaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya, misalnya perasaan iba, terharu, sedih, gembira, marah, dan sebagainya.

3.       Dampak Behavioral

Dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan.

sumber : e-learning, klik!

SOFTSKILLS 3 | Macam-macam Komunikasi

A.   Komunikasi Menurut Cara Penyampaian.

Kiranya kita tidak perlu sulit untuk mengenali cara-cara penyampaian informasi dalam komunikasi, karena pada dasarnya kita telah melakukannya dalam kehidupan sehari-hari.

Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :

1.       Komunikasi Lisan.

·         Yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana ke dua belah pihak dapat bertatap muka.

·         Yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak.

2.       Komunikasi Tertulis.

·         Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan yang beritanya singkat. Jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.

·         Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek

·         Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.

·         Gambar dan foto, Karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

·         Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada orang banyak.

Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya  dipertimbagkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Dan perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut aman dan mudah dimengerti .

B.   Komunikasi Menurut Perilaku.

Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

♣       Komunikasi Formal.

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam sruktur organisasinya.

♣       Komunikasi Informal.

Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

♣       Komunikasi Nonformal.

Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

Maka telah diketahui bahwa komunikasi formal, informal dan nonformal saling berhubungan, dimana komunikasi nonformal merupakan jembatan antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi.

C.    Komunikasi Menurut Ruang Lingkup.

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi ono. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

♠        Komunikasi Internal.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.

♠        Komunikasi Eksternal.

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.

Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

·         Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.

·         Komperensi pers

·         Siaran televise, radio, dan sebagainnya.

·         Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasamadengan masyarakat.

D.   Komunikasi Memurut Aliran Informasi.

Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :

☻    Komunikasi satu arah.

Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.

☻    Komunikasi dua arah.

Komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.

☻    Komunikasi ke atas.

Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.

☻    Komunikasi ke bawah.

Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

☻    Komunikasi kesamping.

Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar.

Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.

E.    Komunikasi Menurut Jaringan Kerja.

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana neburut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja.

Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :

®  Komunikasi jaringan kerja rantai.

Komunikasi trjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

®  Komunikasi jaringan kerja lingkaran.

Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

®  Komunikasi jaringan bintang.

Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

F.    Komunikasi Menurut Peranan Individu.

Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

S  Komunikasi antar individu dengan individu yang lain.

Komunikasi yang terlaksana secara nonformal maupun informal.

S  Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas.

Komunikasi yang terjadi karena individu yang dimaksudkan memiliki kemampuan yang tinggi.

S  Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih.

Dalam komunikasi individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih.

G.   Komunikasi Menurut Jumlah Yang Berkomunikasi.

Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik perorangan maupun kelompok. Jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

u Komunikasi perseorangan.

Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

u Komunikasi kelompok .

Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

sumber : ericklatumeten, klik!

SOFTSKILLS 1 | Peranan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

A.   Komunikasi dengan Pasar

Dengan timbulnya situasi Economic of relatif plenty, dewasa ini setiap pengusaha harus berusaha untuk dapat menutup jurang yang terbentang antara produsen dengan masyarakat konsumen selaku calon pembeli atau pemakai barang atau jasa yang dihasilkannya. Menjadi tugas dan tanggung jawabnya selaku seorang pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan barang hasil produksi perusahaannya, selalu berusaha untuk mencari pembeli dan pemakai barang yang dihasilkannya. Sebagai pengusaha, ia harus memberitakan penyempurnaaan-penyempurnaan produksi yang telah dicapainya, dimana barang yang dihasilkannya dapat diperoleh masyarakat konsumen dan lain senbagainya. Atau dengan perkataan lain, setiap pengusaha harus selalu memelihara konsumen dengan pasar.

Penyelenggara komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang ditujukan kepada kepada para konsumen yang tidak dikenalnya. Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar juga berarti suatu syarat mutlak bagi setiap pengusaha yang ingin menjamin kelangsungan hidup perusahaannya dan terus maju berkembang.

Dalam lingkungan bisnis, ada aneka sarana komunikasi perdagangan yang dapat dipergunakan para pengusaha untuk berkomunikasi dengan masyarakat konsumen. Sarana-sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain adalah dalam wujud pengiriman surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi, dan lain-lain.

Jenis-jenis sarana komunikasi perdagangan yang disebutkan tadi hanya sesuai bilamana dipergunakan dalam daerah pemasaran barang dan jasa yang ruang lingkupnya terbatas.

Untuk berkomunikasi dalam suatu daerah pemasaran yang sangat luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai jutaan atau puluhan juta orang, kita memerlukan sarana komunikasi pemasaran khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru terletak dalam bidang komunikasi massa.

B.   Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi

Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam konunikasi.
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan. Misalnya bila dalan suatu sekolah kepala sekolah tidak memberi informasi kepada guru-guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur semester dan apa bidang studi yang harus diajarkan oleh masing-masing guru, maka besar kemungkinannya guru tidak dating mengajar. Skibatnya, murid-murid tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dari contoh itu kelihatan, bahwa dengan kelupaan memberi informasi saja sudah memberikan efek yang lebih besar bagi sekolah. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi perhatian pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi. Karena itu, pada bab 1 ini disajikan dahulu konsep-konsep dasar komunikasi seperti definisi komunikasi, model komunikasi, komponen dasar komunikasi dan prinsip-prinsip komunikasi.

C.    Tujuan Komunikasi

Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat pokok dalam setiap hubungan seseorang dengan orang lain, begitu pula dalam suatu organisasi terjadinya komunikasi tentunya mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Tujuan – tujuan dari komunikasi tersebut antara lain :

·         Menentapkan dan menyebarkan maksud dari suatu kegiatan.

·         Untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang secara individu maupun kelompok-kelompok di dalam suatu organisasi

·         Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.

·         Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti efektif dan efisien.

·         Memilih, mengembangkan, menilai anggota di dalam komunikasi tersebut.

·         Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang mau memberikan kontribusi.

Tujuan komunikasi data :

·         Pengiriman data dalam jumlah besar dan efisien.

·         Penggunaan sistem komputer dan alat pendukung secara bersamaan.

·         Menggunakan sistem komputer secara terpusat/tersebar.

·         Mempermudah pengolahan dan pengaturan data.

·         Mendapatkan data secara langsung dari sumbernya.

·         Mempercepat penyebaran informasi.

Operasi komunikasi data :

·         Pengumpulan data/data collection.

·         Pertukaran informasi/information exchange.

·         Menyimpan dan mengambil data/data storage and access.

·         Time sharing.

·         Program to program communications.

·         Remote computing.

D.   Komponen-komponen Komunikasi

a.       Lingkungan komunikasi

lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki tiga dimensi:

Fisik, adalah ruang dimana komunikasi berlangsung yang nyata atau berwujud. Sosial-psikoilogis, meliputi, misalnya tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka berkomunikasi. Lingkungan atau konteks ini juga mencakup rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau informalitas, serius atau senda gurau, Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, atau sejarah dimana komunikasi berlangsung. Ketiga dimensi lingkungan ini saling berinteraksi; masing-masing mempengaruhi dan dipengaruhi oleh yang lain. Sebagai contoh, terlambat memenuhi janji dengan seseorang (dimensi temporal), dapat mengakibatkan berubahnya suasana persahabatan-permusuhan (dimensi sosial-psikologis), yang kemudian dapat menyebabkan perubahan kedekatan fisik dan pemilihan rumah makan untuk makan malam (dimensi fisik). Perubahan-perubahan tersebut dapat menimbulkan banyak perubahan lain. Proses komunikasi tidak pernah statis.

b.      Sumber-Penerima

Kita menggunakan istilah sumber-penerima sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam komunikasi adalah sumber (atau pembicara) sekaligus penerima (atau pendengar). Anda mengirimkan pesan ketika anda berbicara, menulis, atau memberikan isyarat tubuh. Anda menerima pesan dengan mendengarkan, membaca, membaui, dan sebagainya.

Tetapi, ketika anda mengirimkan pesan, anda juga menerima pesan. Anda menerima pesan anda sendiri (anda mendengar diri sendiri, merasakan gerakan anda sendiri, dan melihat banyak isyarat tubuh anda sendiri) dan anda menerima pesan dari orang lain (secara visual, melalui pendengaran, atau bahkan melalui rabaan dan penciuman). Ketika anda berbicara dengan orang lain, anda memandangnya untuk mendapatkan tanggapan (untuk mendapatkan dukungan, pengertian, simpati, persetujuan, dan sebagainya). Ketika anda menyerap isyarat-isyarat non-verbal ini, anda menjalankan fungsi penerima.

c.       Enkoding-Dekoding

Dalam ilmu komunikasi kita menamai tindakan menghasilkan pesan (misalnya, berbicara atau menulis) sebagai enkoding (encoding). Dengan menuangkan gagasan-gagasan kita ke dalam gelombang suara atau ke atas selembar kertas, kita menjelmakan gagasan-gagasan tadi ke dalam kode tertentu. Jadi, kita melakukan enkoding.

Kita menamai tindakan menerima pesan (misalnya, mendengarkan atau membaca) sebagai dekoding (decoding). Dengan menerjemahkan gelombang suara atau kata-kata di atas kertas menjadi gagasan, anda menguraikan kode tadi. Jadi, anda melakukan dekoding. Oleh karenanya kita menamai pembicara atau penulis sebagai enkoder (encoder), dan pendengar atau pembaca sebagai dekoder (decoder). Seperti halnya sumber-penerima, kita menuliskan enkoding-dekoding sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa anda menjalankan fungsi-fungsi ini secara simultan. Ketika anda berbicara (enkoding), anda juga menyerap tanggapan dari pendengar (dekoding).

d.      Kompetensi Komunikasi

Kompetensi komunikasi mengacu pada kemampuan anda untuk berkomunikasi secara efektif (Spitzberg dan Cupach, 1989). Kompetensi ini mencakup hal-hal seperti pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi kandungan (content) dan bentuk pesan komunikasi (misalnya, pengetahuan bahwa suatu topik mungkin layak dikomunikasikan kepada pendengar tertentu di lingkungan tertentu, tetapi mungkin tidak layak bagi pendengar dan lingkungan yang lain). Pengetabuan tentang tatacara perilaku nonverbal (misalnya kepatutan sentuhan, suara yang keras, serta kedekatan fisik) juga merupakan bagian dari kompetensi komunikasi.

Dengan meningkatkan kompetensi anda, anda akan mempunyai banyak pilihan berperilaku. Makin banyak anda tahu tentang komunikasi (artinya, makin tinggi kompetensi anda), makin banyak pilihan, yang anda punyai untuk melakukan komunikasi sehari-hari. Proses ini serupa dengan proses mempelajari perbendaharaan kata: Makin banyak kata anda ketahui (artinya, makin tinggi kompetensi perbendaharaan kata anda), makin banyak cara yang anda miliki untuk mengungkapkan diri.

e.      Pesan

Pesan komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk. Kita mengirimkan dan menerima pesan ini melalui salah satu atau kombinasi tertentu dari panca indra kita. Walaupun biasanya kita menganggap pesan selalu dalam bentuk verbal (lisan atau tertulis), ini bukanlah satu-satunya jenis pesan. Kita juga berkomunikasi secara nonverbal (tanpa kata). Sebagai contoh, busana yang kita kenakan, seperti juga cara kita berjalan, berjabatan tangan, menggelengkan kepala, menyisir rambut, duduk, dan. tersenyum. Pendeknya, segala hal yang kita ungkapkan dalam melakukan komunikasi.

f.        Saluran

Saluran komunikasi adalah media yang dilalui pesan. Jarang sekali komunikasi berlangsung melalui hanya satu saluran, kita menggunakan dua, tiga, atau empat saluran yang berbeda secara simultan. Sebagai contoh, dalam interaksi tatap muka kita berbicara dan mendengarkan (saluran suara), tetapi kita juga memberikan isyarat tubuh dan menerima isyarat ini secara visual (saluran visual). Kita juga memancarkan dan mencium bau-bauan (saluran olfaktori). Seringkali kita saling menyentuh, ini pun komunikasi (saluran taktil).

g.       Umpan Balik

Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya. Umpan balik dapat berasal dari anda sendiri atau dari orang lain. Dalam diagram universal komunikasi tanda panah dari satu sumber-penerima ke sumber-penerima yang lain dalam kedua arah adalah umpan balik. Bila anda menyampaikan pesan misalnya, dengan cara berbicara kepada orang lain anda juga mendengar diri anda sendiri. Artinya, anda menerima umpan balik dari pesan anda sendiri. Anda mendengar apa yang anda katakan, anda merasakan gerakan anda, anda melihat apa yang anda tulis.

Selain umpan balik sendiri ini, anda menerima umpan balik dari orang lain. Umpan balik ini dapat datang dalam berbagai bentuk: Kerutan dahi atau senyuman, anggukan atau gelengan kepala, tepukan di bahu atau tamparan di pipi, semuanya adalah bentuk umpan balik.

h.      Gangguan

Gangguan (noise) adalah gangguan dalam komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalangi penerima dalam menerima pesan dan sumber dalam mengirimkan pesan. Gangguan dikatakan ada dalam suatu sistem komunikasi bila ini membuat pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan yang diterima.
Gangguan ini dapat berupa gangguan fisik (ada orang lain berbicara), psikologis (pemikiran yang sudah ada di kepala kita), atau semantik (salah mengartikan makna). Tabel dibawah menyajikan ketiga macam gangguan ini secara lebih rinci.

Gangguan dalam komunikasi tidak terhindarkan. Semua komunikasi mengandung gangguan, dan walaupun kita tidak dapat meniadakannya samasekali, kita dapat mengurangi gangguan dan dampaknya. Menggunakan bahasa yang lebih akurat, mempelajari keterampilan mengirim dan menerima pesan nonverbal, serta meningkatkan keterampilan mendengarkan dan menerima serta mengirimkan umpan balik adalah beberapa cara untuk menanggulangi gangguan.

i.        Efek Komunikasi

Komunikasi selalu mempunyai efek atau dampak atas satu atau lebih orang yang terlibat dalam tindak komunikasi. Pada setiap tindak komunikasi selalu ada konsekuensi. Sebagai contoh, anda mungkin memperoleh pengetahuan atau belajar bagaimana menganalisis, melakukan sintesis, atau mengevaluasi sesuatu; ini adalah efek atau dampak intelektual atau kognitif. Kedua, anda mungkin memperoleh sikap baru atau mengubah sikap, keyakinan, emosi, dan perasaan anda; ini adalah dampak afektif. Ketiga, anda mungkin memperoleh cara-cara atau gerakan baru seperti cara melemparkan bola atau melukis, selain juga perilaku verbal dan noverbal yang patut; ini adalah dampak atau efek psikomotorik.

j.        Etik dan Kebebasan Memilih

Karena komunikasi mempunyai dampak, maka ada masalah etik di sini. Karena komunikasi mengandung konsekuensi, maka ada aspek benar-salah dalam setiap tindak komunikasi. Tidak seperti prinsip-prinsip komunikasi yang efektif, prinsip-prinsip komunikasi yang etis sulit dirumuskan. Seringkali kita dapat mengamati dampak komunikasi, dan berdasarkan pengamatan ini, merumuskan prinsip-prinsip komunikasi yang efektif. Tetapi, kita tidak dapat mengamati kebenaran atau ketidakbenaran suatu tindak komunikasi. Dimensi etik dari komunikasi makin rumit karena etik begitu terkaitnya dengan falsafah hidup pribadi seseorang sehingga sukar untuk menyarankan pedoman yang berlaku bagi setiap orang. Meskipun sukar, pertimbangan etik tetaplah merupakan bagian integral dalam setiap tindak komunikasi. Keputusan yang kita ambil dalam hal komunikasi haruslah dipedomani oleh apa yang kita anggap benar di samping juga oleh apa yang kita anggap efektif. Apakah komunikasi itu etis atau tidak etis, landasannya adalah gagasan kebebasan memilih serta asumsi bahwa setiap orang mempunyai hak untuk menentukan pilihannya sendiri. Komunikasi dikatakan etis bila menjamin kebebasan memilih seseorang dengan memberikan kepada orang tersebut dasar pemilihan yang akurat. Komunikasi dikatakan tidak etis bila mengganggu kebebasan memilih seseorang dengan menghalangi orang tersebut untuk mendapatkan informasi yang relevan dalam menentukan pilihan. Oleh karenanya, komunikasi yang tidak etis adalah komunikasi yang memaksa seseorang (1) mengambil pilihan yang secara normal tidak akan dipilihnya atau (2) tidak mengambil pilihan yang secara normal akan dipilihnya. Sebagai contoh, seorang pejabat rekruting perusahaan mungkin saja membesar-besarkan manfaat bekerja di Perusahaan X dan dengan demikian mendorong anda untuk menentukan pilihan yang secara normal tidak akan anda ambil (jika saja anda mengetahui fakta-fakta sebenarnya). Dalam etik yang didasarkan atas kebebasan memilih ini, ada beberapa persyaratan. Kita mengasumsikan bahwa orang-orang ini sudah cukup umur dan berada dalam kondisi mental yang memungkinkan mereka melaksanakan pilihan secara bebas. Selanjutnya, kita mengasumsikan bahwa kebebasan memilih dalam situasi mereka tidak akan menghalangi kebebasan memilih orang lain. Sebagai contoh, anak-anak berusia 5 atau 6 tahun tidak akan siap untuk menentukan pilihan sendiri (memilih menu mereka sendiri, memilih waktu untuk tidur, memilih jenis obat), sehingga harus ada orang lain yang melakukannya untuk mereka. Begitu juga, seseorang yang menderita keterbelakangan mental membutuhkan orang lain untuk mengambilkan keputusan tertentu bagi mereka.

Di samping itu, situasi lingkungan kehidupan seseorang dapat membatasi kebebasan memilih ini. Sebagai contoh, anggota tentara seringkali harus melepaskan kebebasan memilih dan makan nasi bungkus, bukan roti keju, mengenakan seragam militer, bukan jins, lari pagi, bukan tidur. Dengan menjadi tentara, seseorang setidak-tidaknya harus melepaskan sebagian hak mereka untuk menentukan pilihan sendiri. Akhirnya, kebebasan memilih yang kita miliki tidak boleh menghalangi orang lain untuk menentukan pilihan mereka sendiri. Kita tidak bisa membiarkan seorang pencuri memiliki kebebasan untuk mencuri, karena dengan memberikan kebebasan ini kita menghalangi korban pencurian untuk menikmati kebebasan memilih mereka—hak untuk memiliki barang dan hak untuk merasa aman dalam rumah mereka.

E.    Komunikasi Tatap Muka

Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Customer Service yaitu memakai komunikasi tatap muka, yaitu metode penyampaian pesan yang dilakukan oleh Customer Service dengan pelanggan yang mengajukan klaim pulsa secara langsung. Komunikator sebelum melancarkan pesan terlebih dahulu melakukan perencaaan terlebih dahulu. Dengan adanya perencanaan komunikasi terlebih dahulu sehingga akan tercipta sasana komunikasi dialogis dan harmonis, karena adanya saling pemahaman antara Customer Service dengan pelanggan yang menagajukan klaim pulsa. Menurut responden walaupun sudah ada perencanaan terlebih dahulu adakalanya perencanaan dari strategi tersebut muncul sebab berdasarkan realita pelanggan yang mengajukan klaim pulsa adalah berasal dari latar belakang dan permasalahan klaim pulsa yang berbeda-beda sehingga akan berpengaruh pada proses komunikasi yang dijalankan. Customer Service lebih dominan memakai komunikasi interpersonal dengan strategi kendali katalisator dan strategi kembar siam dari pada strategi wortel terayu, pedang tergantung dan strategi pedang tergantung. Sebab strategi katalisator adalah merupakan metode yang menjadi individu berbuat berdarakan atas kesadara sendiri tanpa adanya unsur pemaksaan dari komunikator. Strategi kembar siam sendiri merupaka strategi hasil dari satu hubungan yang telah terbina (hasil dari strategi katalisator), dimana kedua belah pihak sama-sama saling membutuhkan, terlebih bagi Telkom sebab selama ini pelanggan merupakan aset terpenting. Sedangkan pada strategi lain cenderung adanya suatu pemaksaan kehendak, hukuman, hadiah atau Reward bagi pelanggan yang berbuat sesuai dengan keinginann komunikator serta unsur khayalan (harapan yang berlebihan dari komunikator guna memperoleh tangggapan yang positif sedangkan hasil yang dieroleh belum tentu sesuai dengan harapan), sehingga strategi tersebut tidak relefan jika dipergunakan Customer Service dalam mengasi klaim pulsa dari pelanggan. Hasil dari analisa penelitian dapat diketahui bahwa Komunikasi melalui tatap muka lebih efektif bagi Customer Service dalam menyampaikan pesan dari pada melalui media lain termasuk Telepon. Sebab dengan melalui komunikasi tatap muka akan tercipta suasana dialogis dan dapat diketahui secara langsung umpan balik dari pelanggan yang mengajukan klaim pulsa.

sumber : titienuryanti, klik!