Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk
mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di
mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses
pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
1.
penetapan standar pelaksanaan
2.
penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
3.
pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
4.
pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar
dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
5.
pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan
saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang
disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya
merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan:
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah
dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan
rencana semula.
TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN
1.
Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target
pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan
keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a.
standar phisik
b.
standar moneter
c.
standar waktu
2.
Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan secara tepat
3.
Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang
berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4.
Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar
dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan
dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5.
Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan,
dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
a.
Pengawasan Pendahulu (feeforward control,
steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan
efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu
tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
b.
Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari
prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
c.
Pengawasan Umpan Balik (feedback control,
past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan,
guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan
standar.
Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni
:
«
Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan
kegiatan.
«
Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan
yang terjadi dengan segera.
«
Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
«
Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai
dengan standard yang digunakan.
«
Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
«
Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
«
Pengawasan harus ekonomis.
«
Pengawasan harus mudah dimengerti.
«
Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau
koreksi.
Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
ª
Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan
sesuai dengan rencana dan tujuan.
ª
Untuk memecahkan masalah
ª
Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
ª
Untuk membuat perubahan – perubahan maupun
perbaikan – perbaikan.
ª
Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan
pelaksaannya
No comments:
Post a Comment