Tugas Softskills 14 | Pengawasan

Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :

1.       penetapan standar pelaksanaan

2.       penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

3.       pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

4.       pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan

5.       pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Fungsi Pengawasan:

Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.

TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN

1.       Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a.       standar phisik

b.      standar moneter

c.       standar waktu

2.       Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat

3.       Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4.       Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5.       Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

a.       Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

b.      Pengawasan Concurrent (concurrent control)

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

c.       Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :

«  Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.

«  Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.

«  Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

«  Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.

«  Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

«  Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

«  Pengawasan harus ekonomis.

«  Pengawasan harus mudah dimengerti.

«  Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :

ª  Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.

ª  Untuk memecahkan masalah

ª  Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana

ª  Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.

ª  Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya

sumber : http://apriantonursetiawan.blogspot.com/2011/05/pengawasan-pada-manajemen.html

Tugas Softskills 13 | Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah menentukan suatu jalan keluar dengan berkomunikasi secara bersama - sama. 

Keputusan terdiri dari :

♠        Keputusan Strategis

♠        Keputusan Taktis

♠        Keputusan Oprasional

Dalam proses pengambilan keputusan ada beberapa metode yang sering di gunakan oleh para pemimpin, yaitu :

1.       Kewenangan tanpa diskusi, seperti : Pemimpin

2.       Pendapat ahli, seperti : Consuler

3.       kewenangan setelah diskusi

4.       Kesepakatan

Dari metode di atas tersebut sangat berpengaruh dalam pengambilan keputusan, yaitu :

♣       Kekuatan Mental

Kekuatan mental itu sama seperti prinsip, jadi dalam organisasi harus punya prinsip.

♣       Sanksi

Sanksi sangat perlu dalam organisasi, agar tidak melakukan kesalahan yang sama baik itu pemimpin maupun anggotanya.

♣       Keahlian

Pemimpin harus punya kekuatan mental dalam organisasi, jika tidak sama saja seperti pemimpin yang tidak mempuanyi gelar.

♣       Kharisma

Semua pemimpin harus punya kharisma agar terus menjadi panutan bagi semua orang. Maka dari itu kharisma merupakan citra baik yang di miliki seseorang agar menjadi panutan semua orang.

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan:

Menurut Herbert A. Simon, Proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

♣       Kegiatan Intelijen

Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.

♣       Kegiatan Desain

Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.

♣       Kegiatan Pemilihan

Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

Sedangkan menurut Scott dan Mitchell, Proses pengambilan keputusan meliputi:

a.       Proses pencarian/penemuan tujuan

b.      Formulasi tujuan

c.       Pemilihan Alternatif

d.      Mengevaluasi hasil-hasil

Pendekatan konperhensif lainnya adalah dengan menggunakan analisis sistem, Menurut ELBING ada lima langkah dalam proses pengambilan keputusan:

1.       Identifikasi dan Diagnosa masalah

2.       Pengumpulan dan Analisis data yang relevan

3.       Pengembangan dan Evaluasi alternative alternative

4.       Pemilihan Alternatif terbaik

5.       Implementasi keputusan dan Evaluasi terhadap hasil-hasil

sumber : http://lanicitraagustini.blogspot.com/2011/10/proses-yang-mempengaruhi-pengambilan.html , http://tkampus.blogspot.com/2012/04/proses-pengambilan-keputusan-dalam.html

Tugas Softskills 12 | Rencana Pengembangan Usaha

Pengembangan Usaha

Tujuan pertama suatu perusahaan mengembangkan usaha dan produk adalah untuk

kepastian mendapatkan pertumbuhan penjualan dan laba masa datang. Akibat dari kemajuan teknologi, perubahan kebutuhan dan pilihan pelanggan dan persaingan global yang semakin tajam, maka terjadi kecenderungan bahwa umur produk semakin pendek. Oleh karena itu mengalirnya produk baru ke pasar serta mengembangkan usaha termasuk ke luar negeri adalah esensial bagi perusahaan.

Kategori produk baru serta mengapa dilakukan pengembangn usaha, adalah :

1)      Benar – benar baru

Adalah produk yang benar-benar hasil inovasi dan baru bagi perusahaan serta menciptakan pasar yang benar-benar baru.

2)      Lini produk baru

Adalah produk yang bagi perusahaan tetapi tidak bagi pasar karena sudah ada produk serupa di pasar.

3)      Tambahan untuk lini produk yang sudah ada

Merupakan tambahan atau supplement item atau varian dari produk-produk lini dari suatu perusahaan yang ada. Produk ini dapat merupakan agak baru bagi perusahaan maupun bagi pelanggan dari produk yang sudah ada. Atau juga dalam upaya untuk memperluas segmen pasar dari produk yang ada.

4)      Perbaikan atau revisi dari produk yang ada

Jenis produk baru yang merupakan perbaikan atau memperbaiki kinerja sehingga memeprbaiki kinerjanya sehingga memperbaiki persepsi pelanggan, dari produk lamanya. Lebih merupakan hal baru bagi perusahaan termasuk akibat dari generasi teknologi baru bagi suatu produk, dan biasanya di persepsi sama dengan produk lama yang digantinya.

5)      Reposisi

Adalah produk lama yang ditargetkan untuk aplikasi baru dan segmen pasar baru.

6)      Penurunan biaya

Merupakan modifikasi produk dengan kinerja yang sama tetapi dengan biaya yang lebih rendah.

Dalam memperkenalkan produk baru dan mengembangkan usaha harus dapat meyakinkan

pembeli bahwa produk itu lebih baik dan memberi keuntungan lebih pada produk pesaingnya.

Mengembangkan usaha adalah bagian dari rencana pemasaran (marketing plan) oleh

karena itu seorang wirausaha harus mampu membuat marketing plan.

      Marketing plan memuat hal-hal sebagai berikut :

a.      Analisa Situasi

Wirausaha harus menganalisa keadaan internal dan eksternal perusahaannya. Keadaan internal meliputi gambaran penjualan tahun terakhir serta analisis jumlah yang diperoleh, analisis sumber daya manusia dan sumber daya lainya yang ada dalam perusahaan. Mengenai keadaan ekstrnal perlu diperhatikan keadaan makro yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan.

Analisis makro meliputi keadaan politik, ekonomi, sosial dan budaya. Analisis internal dan eksternal tersebut dilengkapi dengan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman atau kendala yang mempengaruhi kehidupan perusahaan.

b.      Tujuan Pemasaran

Tujuan pemasaran perusahaan tentu beraneka ragam sesuai dengan kepentingan perusahaan masing-masing. Sebagai contoh tujuan pemasaran adalah mempertahankan posisi perusahaan sebagai market leader, atau memperluas penguatan market share sampai dengan 30 %.

c.       Strategi Inti (Core Strategi)

Strategi inti merupakan alternatif strategi yang terpilihdecision making. Untuk menghasilkan strategi inti ini membutuhkan pemikiran mendalam didukung oleh data dan fakta sehingga dirumuskan secara tajam.

d.      Jadwal Pelaksanaan (Action Plan)

Jadwal pelaksanaan lebih banyak, sebab disini strategi inti di elaborasi lebih rinci. Jika strategi inti yang ingin dilaksanakan berupa pengembangan produk, maka harus dijabarkan model, bahan, mutu, kemasan dan sebagainya.

Action plan harus menjawab beberapa pertanyaan :

£  What, apa tugas yang harus dilakukan

£  Who, siapa orang yang harus bertugas dan bertanggung jawab

£  When, kapan pekerjaan harus dilaksanakan dan harus selesai

£  Where, Jika diperlukan dimana percobaan pasar akan dilakukan

£  How, bagaimana cara melaksanakan tugas tersebut.

Semua kegiatan tersebut bertitik tolak dari strategi inti yang telah ditetapkan.

e.      Anggaran Pemasara (Marketing Budget)

Di dalam anggaran pemasaran dengan jelas harus dinyatakan besar biaya yang diperlukan jenis kegiatan pemasaran untuk berbagai teknik promosi, melakukan riset pemasaran dan sebagainya jika diperlukan, rincian biaya disusun untuk masing-masing item produksi.

f.        Control (Control)

Untuk semua implementasi marketing plan harus dilakukan pengawasan. Pengawasan dilakukan dengan membaca laporan-laporan tertulis dari pelaksanaan ataupun hasil observasi. Jika terjadi penyimpangan atau kendala dalam pelaksanaan, maka harus segera diambil tindakan perbaikan. 

  

sumber : http://stiebinabangsa.multiply.com/journal/item/10